大廠出品!超實用的設計師提前下班指南

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寫在前面近期一篇關於某互聯網公司員工因為過度加班猝死的報導刷爆朋友圈,夢戛然而止,定格在22 歲的年齡。我們徒嘆身在這個大環境下,業務驅動的巨輪讓每個從業者都無法停下自己奔波的腳步,加速再加速,當生存與競爭已經讓如今的工作作息都演變成一場軍備競賽時,除了咬緊牙關和...

寫在前面

近期一篇關於某互聯網公司員工因為過度加班猝死的報導刷爆朋友圈,夢戛然而止,定格在22 歲的年齡。我們徒嘆身在這個大環境下,業務驅動的巨輪讓每個從業者都無法停下自己奔波的腳步,加速再加速,當生存與競爭已經讓如今的工作作息都演變成一場軍備競賽時,除了咬緊牙關和在凌晨加班回家等車的路邊仰望星空之外,我們還能做些什麼?

對於行業內的而言,也是典型的長時間工作人群,雖然環境的改變沒那麼容易,但是卻能通過對一天24 小時的精細化管理去最大程度適應與駕馭這樣的環境。

再造24 小時的核心是對專注力的管理,本篇討論時間的利用,專注力與工作的合理搭配,通過了解我們自己,選擇和規劃適合自己的時間管理準則,從而實現效率的提升與自身的成長。

關於專注力你應該知道的

拿電腦做個比喻,當我們使用電腦一段工作時間後,機器發熱發燙並且內存瀕臨滿載,運行速度會變得很慢,效能會變得很差,難以支持運行大型軟件,相應的我們的大腦也是一樣的,專注力的損耗會對我們的狀態有本質的影響,進而影響我們的工作效率。

1.專注與非專注的差別

有的時候花長時間工作沒什麼進展,不經意之間產生的效果更好,每個人可能都會碰到這種類似“踏破鐵鞋無覓處,得來全不費功夫”的情況,感覺沒有規律可循,實際上重點在於專注力是否在最佳狀態,是否在合適的時間做合適的事

2. 15-45-90原則

這是一條關於專注力的基本理論,人所能達到的最高度集中的專注力是15 分鐘,這是同聲傳譯的工作時間,超過15 分鐘就無法再維持最高的水準;而45 分鐘是人能維持較高專注度的一個時長,也是我們的一堂課的時間,在45-60 分鐘時間內,人可以維持一個相對較高的專注度,去持續保持聽講的這樣一種狀態,所以每節課之間的10 分鐘休息就變得尤為重要,而拖堂的老師往往會適得其反;到了90 分鐘就上基本是一個人的專注力的極限,一場球賽,一場正常時長的電影,或一次標準的講座,基本上就是這個時長。

從這點上可以進一步發現時間的節奏性,出色的講師會在聽者耗盡專注時突然的發問,高明的導演會以15 分鐘為一節安排高潮之間的間隙,而以此為基礎,我們同樣可以為自己設計工作的節奏。

3.一天中專注力也是有所差別的,總體呈現遞減的趨勢

雖然也會因人而異,但是總體上講,人在一天中的專注力是逐步下降的,清晨起床,經歷一整晚的休息與大腦的自我整理,精神處於最佳狀態,如能及時喚醒自己,早晨與上午的核心專注力可以抓住,工作的效率會有很大提升,拖得越久,戰線拉的越長,如果不能及時調整,一整天的效率都無法得到保證。

工作中的低效現象

雖然每個人的工作內容各不相同,但低效的成因大部分是有共性的,大體上都由缺乏規劃性和頻繁的變化性造成的。

1.需求與週期的不確定性

需求頻頻增加,設計的周期經常性的被壓縮,處於整個工作流程鏈路里相關靈活的一環,大量的時間損耗產生了。

2.頻繁的變更與方案修改

設計的產出相對而言是經常被主觀評價的,可能一句並不特別負責任的”我覺得不好看,但我又說不上哪好看“就要讓設計師多加幾個通宵。

3.無效與過度的溝通

誠然溝通共識是團隊協作的重要一環,溝通是必要的,但現實是我們最應該高效專注的工作時間往往被很多無效的溝通打散了。另外在會議中如果缺乏明確的目標和流程的把控也會大量佔用時間。

打造專注力的絕對空間

有一句話叫:“時間不是擠出來的,時間是挪出來的”,擠時間就像我們常做的,拼命在固定的時間裡增加更多的事情,短期這樣也許不會出現太大問題,高壓之下的確會提升效率,但如果持續超過1 個月,人的精神就開始無法承受,反而降低效率並產生難以消除的疲憊感,從長遠的角度來說,這種工作狀態可偶爾為之,但絕對不能成為常態。

我們的工作量不會憑空變少,但是通過合理的安排和規劃,讓時間與工作安排重新排列組合,能夠大幅度提高時間的利用率,時間的絕對空間理論即是通過專注力的差異化去做規劃,以下介紹四度絕對空間:

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1.邏輯空間

一般情況下,我們在清晨至午前的上午時間專注力是一天中最高的,上午的時間適合做規劃類,邏輯分析類,攻堅類型等需要高度集中精神的工作,曾經有比較過撰寫類的工作,如果熬夜去做可能要花幾個小時的工作量,在早晨到上午這段時間基本一個小時內就可以完成,我們可以嘗試在這個時間段規劃這樣的邏輯空間,把一天中最重要,最困難的工作放到這一空間來做。

2.創意空間

下午開始,經過休息之後專注力有所回升,但是跟上午相比集中力會有所下降,相對來說比較適合發散思維,偏創意類,溝通類的工作,可以在下午安排此類事項,如頭腦風暴會,設計探索類相關的工作或溝通,每天下午可以通過打造創意空間來處理。

3.溝通空間

溝通非常必要,溝通也無處不在,但對於設計工作而言,連續性尤為重要,當設計感覺來臨的時候是最不希望被打斷的,這個時候我們就需要刻意打造公共的溝通空間,適用於需求同步與溝通,設計過稿等需要多人同時溝通的場景,團隊內可以安排每日的固定時間作為溝通空間,設置的原則可以遵循15-45-90 原則,建議像上午的11 點,下午的4 點都是比較和適合的時間段。除了可以減少不必要的溝通外,帶來的另一個好處就是讓每日工作有了一到兩個目標時間點,有明確的目標也可以提高工作效率。

4.專屬空間

即使一切都安排好了,但是天有不測風雲,總有預期之外的事件不期而至,為了保證自己規劃好的重要工作可以順利推進,建議我們至少在每天安排一個自己的專屬空間,在這個時間段處理最重要的事,把自己封閉隔絕起來,為了免受打擾,需要根據自己及公司的實際情況而定,比如通過變換工作地點(離開工位可以有效隔絕乾擾,並通過環境的變化再造專注力,無論是臨近的咖啡館,公共休息區還是會議室皆可),如果條件不允許可以在這段時間內切斷所有的通知消息,關閉手機,達到同樣的效果。

培養利用時間的思維模式

1. 30-30-2原則

第一個30 是指的工作最開始的30 分鐘,也是一天最重要的30 分鐘,不要輕易在閒聊,閒逛中度過,這30 分鐘最專注的時間用來總覽規劃一天的工作,可以在習慣的地方寫下一天需要完成的重要事件,並標註時間,需要注意的是除了完成時間,開始時間也很重要,養成這個習慣就不會遺漏你當天需要完成的進度,以至於造成拖延等低效現象。

第二個30 是30 秒,指的一件事你決定是否要做,只需要30 秒就可以判斷,當機立斷,避免造成猶豫與分心。

2 指的2 分鐘,如果一件事情判斷2 分鐘內可完成,在不中斷重要工作的情況下建議立即完成,避免堆積與拖延。

2.遊戲化思維

驅動用戶參與的遊戲化思維,同樣可以用到時間與專注力的管理上,基本原則就是對工作設立時間的目標,並逐步增加難度,預設對自己的獎勵(一定要事先設定獎勵而不是事後),並可以嘗試加以時間的限定與挑戰,為自己設定這些的目的也是為了激活與延續專注力。

3.大腦斷捨離

一個潔淨的桌面讓人神清氣爽,大腦也是一樣,我們需要隨時整理自己的大腦,避免讓過多的無關信息輸入產生過多的雜念。

4.固定時間做固定的事

我們經常總感覺抽不出時間,有很多事就這麼被忽略了,如果時間不去堅守的話,可能什麼都做不成,所以我們把需要做的事,雷打不動的就要在那一時刻到來的時候開始做,其實開始這麼做了,很多事都會改變。

為專注力做好準備

如果你嘗試去改變一下自己的工作方式,也別忘記為管理你的專注力做一些必要的準備。

1.了解自己

所有的一切方法都需要圍繞自己的情況量身打造,比如有的人確實晚上專注力更好,而有的人則是在凌晨4、5 點,通過了解自己的作息特點,工作類型,公司氛圍,按照基本原則來打造自己專屬的準則。

2.運動與睡眠

通過運動不僅能夠增強體力,也可以提高人的專注力,經常性的有氧運動也可以促進大腦的二次發育,提高記憶力,建議每週進行不少於3 次的健身等活動(抽不出時間的同學可參考上文的固定的時間做固定的事)。而充足的睡眠對於恢復一天的專注力損耗是至關重要的,一般而言,保證至少7 小時睡眠可有效恢復專注力。

3.碎片時間提升

我們的碎片時間幹些什麼?北上廣深等互聯網公司高度集中的地區,動輒一天通勤2,3 個小時,一個月就有2 個24 小時在路途中消失著實可惜,可以有計劃的在這段時間做一些學習提升。

結語

用21 天打造自己的習慣。

正如大家都熟知的,通過21 天(三週)時間的持續重複就可以讓人養成一個習慣,重要的是取決於我們開始採取行動的那一刻,所以我們需要做好準備,了解自己,通過激活自己的動力,打造不同的空間,來優化專注力與時間的組合,希望通過每個個體的改變,最終可以帶來更大的改變。

參考書目:

樺澤紫苑《脳のパフォーマンスを最大まで引き出す神·時間術》;《脳を最適化すれば能力は2 倍になる》

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